TATA CARA PENONAKTIFAN PEKERJA SECARA KOLEKTIF / MASSAL

Cut Off Pengajuan Penonaktifan adalah tanggal 20 di setiap bulan, apabila Tanggal 20 jatuh di lari libur (Hari Sabtu dan Minggu atau tanggal merah) maka tanggal Cut Off mundur di hari kerja berikutnya.

Langkah 1 - Download Form Excel Upload Data secara Kolektif / Massal

Form dapat di download melalui Edabu pada menu Referensi 👉 Formulir Upload Peserta Badan Usaha atau langsung download DISINI.

Langkah 2 - Isi Data Pekerja yang telah Dinonaktifkan Tampilan Form yang telah berhasil diunduh:

[REMINDER] - SERING DISALAHPAHAMI!!!

Mengacu pada pembagian jenis penonaktifan di bawah ini Pekerja baru di Non Aktif PHK/Dengan Jaminan jika pemecatan berujung pada adanya gugatan di Pengadilan Hubungan Industrial yang mana mensyaratkan putusan pengadilan dan surat pelaporan ke Disnaker sebagai dokumen persyaratan penonaktifan.

Oleh karena itu untuk case pemecatan dengan kesepakatan (tanpa ada gugatan) maka bisa dipilih Non Aktif Selain PHK/Tanpa Jaminan (Angka 1, 2, 3, dan 5).

Langkah 3 - Upload Form yang telah di Isi di Edabu

Klik menu Peserta 👉 Upload Data 👉 akan ada menu tampilan Upload Data seperti di bawah ini, lengkapi data yang diperlukan.

Langkah 4 - Siapkan Dokumen Penonaktifan

PASTIKAN 4 (Empat) dokumen penonaktifan di bawah ini DIKONVERSI MENJADI 1 (SATU) FILE FORMAT PDF dengan ukuran tidak lebih dari 2 mb, format dokumen dapat di download DISINI.

"Apakah ke-empat dokumen di bawah ini WAJIB dibuat🤔? WAJIB, jika Bapak/Ibu ingin disetujui pengajuan penonaktifannya".

✅ Scan Surat Mutlak Perusahaan, (dengan MATERAI 10.000, Kop surat dan Stempel), Dokumen ini dapat digunakan kembali untuk penonaktifan selanjutnya selama belum ada pergantian pimpinan.

Contoh:

✅ Scan Surat Pengajuan Usulan Penonaktifan (dengan kop surat dan stempel);

Contoh:

✅ Scan Dokumen Pendukung (Pernyataan Resign dr YBS atau dari perusahaan (paklaring) / akte kematian dll).

Contoh Surat Keterangan dari Perusahaan (paklaring) untuk pekerja yang resign/mangkir/habis kontrak:

✅ List pekerja yang dinonaktifkan  (Tidak perlu TTD/Stempel)

Apabila pekerja tidak memiliki alamat email maka bisa dikosongkan, nomor HP dan email dapat menjadi acuan BPJS Kesehatan dalam memberikan notifikasi pekerja yang telah dinonaktifkan.

Contoh list pekerja :

Langkah 5 - Review Data Peserta yang di telah di Upload

Apabila menemukan keterangan kendala pada kolom keterangan validasi seperti pada gambar di bawah ini:

Maka Bapak/Ibu dapat melakukan download data hasil review sementara 👉 menghapus data yang bermasalah dan terlebih dulu memproses data yang tidak terkendala untuk dilakukan mutasi.

Untuk data yang terkendala dilakukan mutasi dapat d- infokan pada RO Pembina masing-masing Badan Usaha untuk dikonfirmasi kendala dan solusinya.

CATATAN:

Untuk kendala No. HP atau email yang telah digunakan solusinya adalah dengan:

1. Menambah digit no HP, Contoh: 08123 menjadi 081230

2. Mengubah alamat domain email, Contoh: adi@gmail.com menjadi adi@zmil.com

3. No HP dan Email yang valid tetap di Input pada dokumen daftar pekerja yang akan dinonaktifkan.
   

Langkah 6 - Upload Dokumen Penonaktifan Melalui Edabu

Klik menu Peserta dan pilih sub menu "penonaktifan" 👉"pengajuan" .

Pilih kembali Nonaktif PHK (Dengan Jaminan) / Non PHK (Tanpa Jaminan) sesuai kategori penonaktifan yang sebelumnya diajukan 👉 klik Cari  

Jika daftar pekerja yang muncul dan akan dinonaktifkan sudah sesuai 👉 klik Selanjutnya.

Akan ada step untuk upload dokumen, lakukan proses upload yang telah disiapkan dan input no. surat pengantar (No. surat yg tertera pada dokumen pemberitahuan nonaktif pekerja/lampiran 1) 👉 klik Selanjutnya

PASTIKAN DOKUMEN PENONAKTIFAN SUDAH DIGABUNGKAN MENJADI 1 (SATU) FILE PDF, Karena hanya ada 1 (satu) kali step upload dokumen dengan ukuran file tidak lebih dari 2 mb.

➖ Salah satu website yang bisa digunakan untuk menggabungkan beberapa file pdf dapat diakses DISINI.

➖ Jika file lebih dari 2 mb, bisa di kompres/dikecilkan dulu ukurannya DISINI.

Step berikutnya hanya berisi review dokumen yang perlu di upload, dokumen nomor 4 (empat) khusus Non Aktif PHK, klik Selanjutnya.

Langkah 7 - PIC Menyetujui Syarat dan Ketentuan dengan Checklist Disclaimer

Langkah 8 - Monitoring Status Pengajuan Penonaktifan

Pastikan tiket penonaktifan muncul di menu home atau menu Peserta 👉Penonaktifan 👉Monitoring, dengan status “Menunggu Persetujuan”

Proses approval biasanya dilakukan dalam 3 Hari Kerja untuk pengajuan sebelum tanggal Cut Off, apabila penonaktifan diajukan setelah tanggal Cut Off, maka penonaktifan biasanya akan diproses di Minggu Pertama bulan berikutnya.

Jika pengajuan penonaktifan berhasil dilakukan sebelum melewati cut off (maksimal di tanggal 20) dan status Ditolak muncul di atas tanggal 20, penonaktifan tetap dapat diproses dengan berkoordinasi ke admin melalui RO Pembina (maksimal h-3 akhir bulan).

Frequently Asked Questions (FAQ)/Hal-hal yang sering ditanyakan terkait Penonaktifan Pekerja

Q: Kapan penonaktifan yang saya ajukan disetujui?

A: Penonaktifan pekerja biasanya akan disetujui oleh admin BRO (BUKAN RO), paling lambat 3 (tiga) hari kerja jika diajukan sebelum atau pada tanggal Cut Off tanggal 20, jika diajukan setelah tanggal 20, misal tanggal 21 maka penonaktifan baru akan di proses pada bulan berikutnya, sehingga pada bulan berikutnya pekerja yang diajukan penonaktifan masih ikut dalam tagihan perusahaan.

Contoh penonaktifan tanggal 21 Mei, diproses dan disetujui admin BRO pada tanggal 4 Juni, pekerja efektif nonaktif per 1 Juli (sudah tidak ikut tagihan perusahaan).

Q: Saya sudah menonaktifkan pekerja dan sudah disetujui, kenapa kepesertaan pekerja tersebut masih aktif?

A: Penonaktifan pekerja yang telah disetujui maka pekerja tersebut akan efektif nonaktif per tanggal 1 (satu) bulan berikutnya, hal ini karena pembayaran tagihan bulan berjalan adalah untuk keaktifan pekerja tersebut selama satu bulan penuh.

Q: Saya sudah mengikuti step-step diatas, namun saya tidak berhasil menonaktifkan karena ada penolakan atau kendala dari sistem Edabu, apa yang harus dilakukan ?

A: Untuk penonaktifan pekerja yang terkendala di Edabu (terdapat data bermasalah, penonaktifan WNA, dsb), Bapak/Ibu dapat mengikuti panduan yang ada DISINI.

Q: Saya lalai dan tidak mengikuti petunjuk di atas sehingga pengajuan penonaktifan sudah berhasil namundokumen penonaktifan yang saya upload tidak sesuai atau belum lengkap, apa yang harus dilakukan?

A: Silahkan konfirmasi pada Relationship Officer pembina usaha anda agar dapat segera dilakukan penolakan atas penonaktifan pekerja yang telah diajukan di Edabu, untuk pengecekkan RO Pembina, anda dapat mengetikkan kode badan usaha (angka pada user edabu/8 digit dibelakang nomor VA A/N Usaha), silahkan klik DISINI untuk menuju Whatsapp Punakawan.

contoh:

Q: untuk syarat excel daftar pekerja yang dinonaktifkan apakah dijadikan satu pdf juga ?

A : Excel daftar pekerja tetap dijadikan satu file pdf dengan dokumen-dokumen penonaktian lainnya (dikonversi), konversi pada aplikasi Microsoft Excel dapat dilakukan pada menu export.

Q: setelah penonaktifan disetujui apakah selanjutnya pekerja tersebut otomatis beralih ke segmen mandiri/PBPU (Pekerja Bukan Penerima Upah)?

A: Tidak otomatis, peserta yang sudah disetujui penonaktifannya akan berstatus nonaktif kepesertaannya (tidak ada tagihan), untuk beralih ke segmen mandiri/PBPU pekerja tersebut dapat mendaftarkan dirinya melalui PESONA, apa itu PESONA?

PESONA (PENGAKTIFAN PESERTA NONAKTIF) Haiii.. Kamu kesulitan mengalihkan kartu JKN mu yang nonaktif dari perusahaan ke segmen mandiri ? atau Kamu anak usia 21 tahun yang nonaktif dan ingin beralih ke segmen mandiri ? Sudah coba lewat mobile JKN tapi belum berhasil ?

Jangan khawatir.... Kami punya PESONA solusinya.. Pesona (Pengaktifan Peserta Nonaktif) adalah sebuah wadah untuk membantu peserta dengan status JKN yang Nonaktif dari perusahaan untuk bisa aktif kembali dengan beralih segmen ke mandiri.

Caranya adalah :

1. Siapkan dahulu berkas yang dibutuhkan yaitu :

✅ Scan KTP

✅ Scan Kartu Keluarga

✅ Scan Kartu JKN

✅ Scan Halaman Depan Buku Tabungan   (BNI,BRI,Mandiri,BTN,BCA,Bank Jateng) 2.

2. Mengisi formulir Pesona pada laman berikut : https://cutt.ly/Pesonabpjskessmg

3. Pantau status kartu mu melalui aplikasi mobile JKN Ayoo Tunggu Apa Lagi ?? Langsung aktifkan kembali kartu JKN mu dengan PESONA.

Penulis: Ramadan Dharmawan Putra (220541)